Att anställa en person med skyddade personuppgifter – det här behöver arbetsgivare veta

Att rekrytera en person som har skyddade personuppgifter kan kräva särskilda åtgärder och stor hänsyn till integritet och säkerhet. Skyddade personuppgifter kan förekomma på tre nivåer: sekretessmarkering, skyddad folkbokföring och fingerade personuppgifter. Vilken nivå som gäller avgörs av myndigheterna och påverkar hur informationen ska hanteras.

En person med sekretessmarkering har en lägre skyddsnivå, där Skatteverket markerar uppgifterna för att minska risken att de lämnas ut. Skyddad folkbokföring är ett starkare skydd som innebär att personens adress hanteras av Skatteverket och all post vidarebefordras, något som används när det finns risk för allvarlig förföljelse, brott eller trakasserier. Den högsta skyddsnivån är fingerade personuppgifter, där polisen tilldelar en helt ny identitet med nytt namn och personnummer, något som endast sker vid mycket allvarliga hot mot liv och säkerhet.

Som arbetsgivare är det viktigt att få veta vilken skyddsnivå som gäller för den anställde. Det gör det möjligt att följa rätt regler och vidta nödvändiga åtgärder för att skydda uppgifterna. Det handlar inte om att fråga ut personen om privata detaljer, utan om att skapa en trygg arbetsmiljö och se till att inga uppgifter sprids utan samtycke.

I vissa organisationer kan det vara klokt att ha en särskild policy för hur skyddade personuppgifter ska hanteras. Där kan rutiner för kommunikation, dokumenthantering och säkerhet definieras. I mindre företag kan en tydlig dialog mellan arbetsgivaren och den anställde ofta räcka för att hitta praktiska lösningar. Sådana samtal bör bland annat handla om hur uppgifter förvaras, hur interna och externa kontakter ska hanteras och hur situationer som exempelvis gruppfotografering ska lösas.

Nyckeln är att alltid respektera integriteten och bara dela information när det är absolut nödvändigt och med den anställdes godkännande. På så sätt kan arbetsgivaren både uppfylla sina juridiska skyldigheter och bidra till att skapa en trygg arbetsplats för den som lever med skyddade personuppgifter.